¿Qué es un diagrama de Gantt?

 

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta útil para planificar proyectos. Al proporcionar una vista general de las tareas programadas, todas las partes implicadas sabrán qué tareas tienen que completarse y en qué fecha.

Un diagrama de Gantt te muestra:

•          La fecha de inicio y finalización de un proyecto
•          Qué tareas hay dentro del proyecto
•          Quién está trabajando en cada tarea
•         La fecha programada de inicio y finalización de las tareas
•          Una estimación de cuánto llevará cada tarea
•          Cómo se superponen las tareas y/o si hay una relación entre ellas

Componentes de un diagrama de Gantt

Normalmente, un diagrama de Gantt contiene los siguientes elementos:

1. Fechas: las fechas de inicio y finalización permiten que los gestores de proyecto tengan una visión de cuándo empezará y terminará la totalidad del proyecto.
2. Tareas: los proyectos consisten en una serie de subtareas. Con un diagrama de Gantt, podrás hacer un seguimiento de estas subtareas para que ninguna sufra retrasos o se quede olvidada.
3. Plazos de tiempo previstos: el diagrama muestra cuándo debe llevarse a cabo cada tarea. Te ayudará a garantizar que cada subtarea se completará según el programa y que todo el proyecto se terminará a tiempo.
4. Tareas interdependientes: algunas tareas se pueden llevar a cabo en cualquier momento, mientras que otras se deben completar antes o después de que empiece o termine otra tarea. Estas tareas que dependen de otras se pueden indicar en un diagrama de Gantt.
5. Progreso: el diagrama te muestra exactamente cómo se está desarrollando tu proyecto ya que te ofrece una representación de las tareas que ya se han completado. Al indicar la fecha actual, obtendrás una vista general de cuánto queda por hacer y verás si todo procede como estaba planeado para completar el proyecto a tiempo.

Ventajas de un diagrama de Gantt

Usar un diagrama de Gantt en tu proceso de gestión de proyectos te proporciona las siguientes ventajas:

1. Claridad
2. Una vista general simplificada
3. Datos sobre el rendimiento
4. Una mejor gestión del tiempo
5. Flexibilidad

Las desventajas de los diagramas de Gantt

·         Complejidad

·         Linealidad cronológica

·         Trabajo arduo

Indicadores de proceso

 

Indicadores

Los indicadores de proceso, también llamados KPIs, son elementos fundamentales para las empresas que se gestionan a través de procesos alternos o encadenados unos a otros, pues permiten evaluar cada una de las tareas que se realizan y saber si en cada etapa se han cumplido las expectativas previstas.

Como cada empresa tiene sus propias necesidades, también debe apelar a sus propios indicadores de proceso. Aun así, todos los KPIs comparten algunas características que podemos resumir de la siguiente manera:

•          Miden resultados concretos en función de los objetivos previstos.
•          Son cuantificables: expresan un valor o una cifra.
•          La información que proporcionan se caracteriza por la fiabilidad.
•          Ayudan a reducir costes operativos en los procesos.
•          Identifican obstáculos o fugas de información.

      Tipos de indicadores

·         Indicadores de eficacia: Miden lo bien o lo mal que un proceso cumple con las expectativas de los destinatarios del mismo.

·         Indicadores de eficiencia: Miden el consumo de recursos del proceso.

Mapa de Procesos

 

Mapa de Procesos

Un mapa de procesos es un diagrama que representa los procesos, y las fases de estos, dentro de una empresa y de manera interrelacionada entre sí. Un proceso es el resultado tanto de la suma de las actividades como de los recursos utilizados en dicho proceso. Todos estos elementos aparecen reflejados en el mapa de procesos de la empresa, lo que permite obtener una visión conjunta de todos los elementos asociados a cada proceso, así como de la interrelación que cada uno de estos elementos guardan entre sí y con el resto de los que están presentes en el mapa. 

La importancia de definir los procesos en una empresa

La importancia de los mapas de procesos está relacionada con la propia importancia de definir los procesos en sí. Cualquier empresa debe llevar a cabo procesos, ya que es la forma en que añade valor al producto o servicio que ofrece, y que será la vía a través de la cual obtendrá sus beneficios. Sin embargo, para que estos procesos se lleven a cabo de la forma más eficiente y satisfactoria posible, es necesario definirlos correctamente. Esto es una tarea más compleja de lo que puede parecer en un principio, ya que implica un conocimiento concreto y, sobre todo, específico de cada una de las partes de los procesos. Por ello, es necesario dividir y definir cada una de las partes implícitas en los procesos, que serán los elementos que aparecerán representados en el mapa de procesos. 

Utilidad de un mapa de procesos

La utilidad de un mapa de procesos reside en el hecho de que permite definir y describir correctamente el proceso en cuestión. Esto se traduce en que las personas que trabajan en dicho proceso tienen un documento que les aporta una información concreta y tangible, lo que evita fallos en el desarrollo del proceso, puesto que todos los trabajadores implicados en el proyecto parten de un mismo punto de partida, que define el cómo a la hora de llevar a cabo el proceso en cuestión. 

Gestión por proceso

 

¿Qué es la gestión por proceso?

Es dirigir y controlar una organización mediante conjuntos de actividades relacionadas que transforman elementos de entrada en resultados.

Definición de gestión por proceso

Según ISO 9001:2000:

Enfoque a los procesos: los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.

Según EFQM: las organizaciones excelentes diseñan, gestionan y mejoran sus procesos para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés y gestionar cada vez mayor valor para ellos.

Claves de la gestión por procesos

1.- Definir los procesos

¿Qué hay que hacer y quién debe hacerlo?

2.- Normalizar procesos

¿Cómo hay que hacerlo para que salga bien?

3.- Medir los procesos

¿Se está haciendo bien?

4.- Trabajar desde la perspectiva de la mejora continua

¿Cómo mejorar y cómo innovar?

La gestión de una entidad desde un enfoque de sistema de gestión de calidad debe estar basada en la mejora continua (Círculo de Deming):

Ventajas de la gestión por procesos

El enfoque de gestión por procesos es defendido por la práctica totalidad de sistemas y modelos de calidad porque tienen las siguientes ventajas:

• ·         Aporta orden, claridad y estructura a la Entidad.
• ·         Genera una cultura y estilo de trabajo propio de la Entidad.
•          Otorga la propiedad del conocimiento a la Entidad.
•          Alinea todos los procesos con la Misión.
•          Evalúa los procesos y no a las personas.
•          Permite trabajar desde una perspectiva de cambio y mejora continua.
•          Fomenta el trabajo en equipo y facilita la asunción de responsabilidades.
•           Permite medir los resultados a través de datos objetivos.
•           Orienta la actividad de la Entidad hacia la satisfacción de los clientes.

Objetivos de la gestión por procesos

•      Reducir los costes internos innecesarios: despilfarro, ineficiencia, actividades sin valor añadido.
•          Acortar los plazos, para reducir los tiempos de cada ciclo.
•          Mejorar la calidad y el valor percibido por el cliente o usuario.
•     Incorporar actividades adicionales de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente o usuario.

Procedimiento y formato

Procedimiento y formato

Definición de procedimiento

Son protocolos o herramientas que ayudan a simplificar y ordenar partes y/o elementos de un  proceso.

Documentación de un procedimiento

El procedimiento es un documento escrito.

Todos los procedimientos se agrupan en un documento llamado Manual de Procedimientos.

Los procedimientos llevan asociados una serie de documentos para evidenciar su cumplimiento, denominados Formatos.

Los formatos son las plantillas o herramientas para recoger la información que establece el procedimiento.

Cuando los formatos se cumplimentan con datos, pasan a denominarse registros.

 

Procesos en la administración (definición de proceso)

Procesos en la administración 

Definiciones de proceso

Según el diccionario de la real academia:

·         Acción de ir hacia delante.

·         Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial marcada por cambios sucesivos que llevan a un determinado resultado.

·         Progreso, avance, algo que sucede.

·         Serie de acciones u operaciones que conducen a un fin.

·         Transcurso del tiempo.

NORMA ISO 9000:2005

 Conjunto de recursos y actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en elementos de salida y resultados.

CLUB DE GESTIÓN DE LA EXCELENCIA

Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en elementos de salida, con valor añadido para el cliente.

¿Qué es un proceso?

Series ordenada y sucesiva de actividades que realizan personas sobre algo, para obtener un resultado con valor añadido que cubra las necesidades de los clientes y de los grupos de interés de acuerdo con la misión de la organización.

Todo proceso tiene un inicio y un fin.

Elementos de un proceso

Entrada: Aquellas necesidades explícitas o requerimientos del cliente que obliga a realizar un proceso determinado.

Directrices: Aquellas normas, pautas y principios que tienen que cumplirse necesariamente para realizar correctamente el proceso. Deben de ser factibles de cumplir, no interpretables y de obligado cumplimiento.

Recursos: Lo que utilizamos para dar el valor añadido al elemento de entrada. Incluye: Material, Equipamiento y conocimientos profesionales.

Salidas: Resultados con un valor añadido.

Documentación de un proceso

•       Los procesos se describen en una ficha de procesos.

•       La ficha de procesos se acompaña de un diagrama de flujo.

Ideas clave de un proceso

•       Conjunto de actividades

•       Ordenadas en fases sucesivas e integradas

•       Conducen a un resultado de valor para un cliente

•       Cada actividad va añadiendo valor al resultado final

•       Están alineadas con la misión organizativa

Modelos gráficos

 

Modelos gráficos

Los modelos gráficos son representaciones de los resultados de una investigación, utilizan variables aleatorias relacionadas. Son la base de los modelos estadísticos.

Tipos de gráficos:

• Gráfico de pastel
• Barras simples
• Barras compuestas
• Barras superpuestas
• Histograma
• Polígono de frecuencia
• Diagrama de punto

Gráfico de pastel
Un gráfico de pastel es un gráfico circular, el cual está dividido de tal manera que se asemeja a las tajadas de un pastel. Este gráfico divide tus datos en sectores, ilustrando cada proporción numérica con el fin de mostrar la composición como un todo.

Barras simples
Se utilizan para presentar la distribución de una tabla de frecuencia univariada.

Barras compuestas o de conjunto
Representan la información de tablas de doble entrada; pueden ser dobles, triples, múltiples.

Barras superpuestas
Es una modificación de las barras compuestas, en lugar de ir una junto a otra, se colocan una sobre otra, grafican el estudio de dos variables de la realidad.

Histograma
Es una representación gráfica de una variable en forma de barras, donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los valores representados.

Polígono de frecuencia
Se forma uniendo los extremos de las barras de un diagrama de barras mediante segmentos. También se forman uniendo los puntos medios de cada fase o columna mediante segmentos.

Diagrama de punto
Se usa para la representación de una tabla que muestra dos variables cuantitativas continuas.
Un gráfico de puntos muestra la relación entre dos conjuntos de datos.

¿Qué es la estadística?

 

¿Qué es la estadística?

La estadística es una disciplina científica que se ocupa de la obtención, orden y análisis de un conjunto de datos con el fin de obtener explicaciones y predicciones sobre fenómenos observados.

La estadística consiste en métodos, procedimientos y fórmulas que permiten recolectar información para luego analizarla y extraer de ella conclusiones relevantes. Se puede decir que es la Ciencia de los Datos y que su principal objetivo es mejorar la comprensión de los hechos a partir de la información disponible.

El origen de la palabra estadística se suele atribuir al economista Gottfried Achenwall (prusiano, 1719-1772) que entendía la estadística como “ciencia de las cosas que pertenecen al Estado”.

Conviene saber que la estadística no es una rama de las matemáticas. Utiliza herramientas de las matemáticas del mismo modo que lo hace la física, la ingeniería o la economía, pero eso no las hace ser parte de las matemáticas. Es cierto que tienen una relación estrecha, pero la estadística y las matemáticas son disciplinas diferentes.

Ramas de la estadística

La estadística se puede subdividir en dos grandes ramas: descriptiva e inferencial.

·         Estadística descriptiva: Se refiere a los métodos de recolección, organización, resumen y presentación de un conjunto de datos. Se trata principalmente de describir las características fundamentales de los datos y para ellos se suelen utilizar indicadores, gráficos y tablas.

·         Estadística inferencial: Se trata de un paso más allá de la mera descripción. Se refiere a los métodos utilizados para poder hacer predicciones, generalizaciones y obtener conclusiones a partir de los datos analizados teniendo en cuenta el grado de incertidumbre existente.

La estadística inferencial se subdivide a su vez en dos grandes tipos: estadística paramétrica y no paramétrica.

·         Estadística paramétrica: Se caracteriza porque asume que los datos tienen una determinada distribución o se especifican determinados parámetros que deberían cumplirse. Así por ejemplo, en un análisis paramétrico podemos trabajar bajo el supuesto de que la población se distribuye como una Normal (hay que justificar nuestro supuesto) y luego sacar conclusiones bajo el supuesto que esta condición se cumple.

·         Estadística no paramétrica: En ella no es posible asumir ningún tipo de distribución subyacente en los datos ni tampoco un parámetro específico. Un ejemplo de este tipo de análisis es la prueba binomial.

Sistemas Gestores de bases de datos No Relacionales (NoSQL)

 

Sistemas Gestores de bases de datos No Relacionales (NoSQL)

Una base de datos no relacional (NoSQL) es aquella base de datos que:

• No requiere de estructuras de datos fijas como tablas
• No garantiza completamente las características ACID
• Escala muy bien horizontalmente.

Se utilizan en entornos distribuidos que han de estar siempre disponibles y operativos y que gestionan un importante volumen de datos.

Para la administración de este tipo de bases de datos, actualmente los principales sistemas gestores de bases de datos (SGBD NoSQL) son:

MongoDB

Estamos ante el Sistema Gestor de Bases de Datos no relacionales (SGBD NoSQL) más popular y utilizado actualmente.

MongoDB es un SBGD NoSQL orientado a ficheros que almacena la información en estructuras BSON con un esquema dinámico que permite su facilidad de integración.

Empresas como Google, Facebook, eBay, Cisco o Adobe utilizan MongoDB como Sistema Gestor de Bases de datos.

Las principales características de MongoDB son:

• Indexación y replicación
• Balanceo de carga
• Almacenamiento en ficheros
• Consultas ad hoc
• Escalabilidad horizontal
• Open Source

Como desventaja principal, MongoDB no es un SGBD adecuado para realizar transacciones complejas.

Redis

·         Redis está basado en el almacenamiento clave-valor. Podríamos verlo como un vector enorme que almacena todo tipo de datos, desde cadenas, hashses, listas, etc.

·         El principal uso de este SGBD es para el almacenamiento en memoria caché y la administración de sesiones.

Las características principales son:

• Atomicidad y persistencia
• Gran velocidad
• Simplicidad
• Multiplataforma

Cassandra

Al igual que Redis, Cassandra también utiliza almacenamiento clave-valor. Es un SGBD NoSQL distribuido y masivamente escalable.

Facebook, Twitter, Instagram, Spotify o Netflix utilizan Cassandra.

Dispone de un lenguaje propio para las consultas denominadas CQL (Cassandra Query Language).

Las principales características de este SGBD NoSQL son:

• Multiplataforma
• Propio lenguaje de consultas (CQL)
• Escalado lineal y horizontal
• Es un SGBD distribuido
• Utiliza una arquitectura peer-to-peer

Otros SGBD NoSQL

Otros Sistemas Gestores de bases de datos no relacionales muy utilizados son:

•          Azure Cosmos DB
•          RavenDB
•          ObjectDB
•          Apache CouchDB
•         Neo4j
•          Google BigTable
•          Apache Hbase
•          Amazon DynamoDB